【実戦マニュアル】片瀬山市民の家の予約と使用その1

藤沢市施設予約システム一新 　実戦的利用法 　予約編

この3月から藤沢市の施設予約のシステムが一新されました。
これについては、市民の家運営委員会のSさんとずいぶん前から、連絡をとって、分かりやすい解説記事を載せようと相談していたのですが、直前まで仕様が流動的でかつ分かりにくく、またシステム以外の運用面でも4月になってから明らかになることも多く、ようやくのご紹介になりました。
今回の記事では、
「個人あるいはサークル等の方が片瀬山市民の家の会議室を予約する場合」
に限った説明とさせて頂きます。
基本は公式の参考資料：「地域市民の家利用の手引き」
　「公共施設予約システム操作マニュアルVer2」に基づいていますが、
これらから片瀬山市民の家の利用者に直接かかわる内容のみを選択し、さらに片瀬山でのローカルな内容を付加してご説明します。
また、「自治会関連団体*」の予約や支払いは「市民の家運営委員会」と協議して先行予約をする場合（たとえば年間計画で）が多いので、今回の説明と異なる事はご承知おきください（実際にはそうした利用がかなりの割合を占めますが）。ただ、その場合も予約や事前登録の部分が違うだけで、その他の手続は同じですので、参考にして頂けると思います。また片瀬山以外の施設の予約にもほとんどそのまま適用できますので、今後片瀬山以外の施設の利用に役立てて頂けます。
＊各丁目自治会・自治会協議会及びその関連団体（わかやぎ会・防災部会・各種委員会等）

市民の家の利用のためには以下の手順を踏んで利用することになります。事前登録は最初の1回だけです。
０事前登録　
１予約　
２支払い　
３玄関開錠Noの連絡
４利用
これらについて従来とどう変わったのかを中心にご説明します。（0事前登録はそもそも今まではありませんでしたが）
また先ほどの操作マニュアルを参照するほうが分かりやすい場合は、そのマニュアルの該当部分にリンクを張っておきましたのでそこを直接見て頂くようにします。
「要点を分かりやすく」を目指したとはいえ、「0事前登録」の部分が重すぎて、かんじんの1～４の説明の前に読むのをやめてしまう方が多くなると思われたので、そこは別ページにしました。先に1～4を読んで、全体像を理解してから0を読むようにして下さい。（但し登録には審査があるので使えるようになるまで四～五日かかります）
その「0事前登録　についての別ページでの説明」はこちら→0事前登録編
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では、はじまりはじまり！

１予約
従来、片瀬山市民の家の会議室予約は誰でも市民の家に置いてある「紙予約表」やホームページに掲載のアドレス宛のメールで「早いもの勝ち」で予約してましたが、新システムから、
〇早期予約した人たちの間で抽選し（抽選予約）、＋その後は、抽選後の空き部屋は早い者勝ち（随時予約）　となりました。図にすると下記のようになります。

たとえば、8月のある日に使いたいならば、6月の1日～14日の間に申込みして（5月にはまだ予約できない）、6月15日の抽選結果を待つ必要があります。
どうしても使いたいなら登録者のお友達に登録をお願いして抽選の確率を高めるしかありません。ただ、お友達も手間のかかる登録をするだけで4～5日かかるのでたやすく頼めません
一方で、16日過ぎていれば、もし空いていれば申込してすぐ確定することができます。
藤沢市民のどなたでも、登録さえすれば申込ができますので、今までのように片瀬山近辺の方だけの利用から利用者の幅が広がる可能性もあります。
また、抽選に参加できる数には上限があり申請は最大12コマ、当選できるのはそのうち8コマです。その後の随時予約期間では上限がありません。
以上が基本ルールを前提に以下で予約の説明をいたします。

〇部屋の空状況を調べる

すると、次のような検索画面が出てきます。ここで調べ方の大事なコツがあります。
ここでは「地域市民の家」のチェックと「片瀬山市民の家」の指定だけを入れ、利用日や人数等は入れないで検索を押すのがコツです。（理由は後で述べます）

すると、次のような画面が現れるので、「室場一覧」を押して、さらに枠の確認を押すことで予約状況を知る事ができます。今回は人数から第一会議室を最初の候補として選んでみましょう。そこが空いてなければ大会議室や和室も候補にしようという考えです。

これで、指定の会議室（今回は第一会議室）の今週一週間の予約状況が表示されます。実はこの表示は希望日をどう記入しようが無関係に今週が表示されるので、希望日を入れる意味がありません。
希望日の状況を知るためには、その月ならカレンダーのその日付を押せばよく、来月ならカレンダーを次月表示にしてその日付を押す事で表示されます。

最初の室場リストに戻って各部屋について状況を知れば、どの部屋を予約しようかを考える事ができます。
最初の検索指示で5－6人という人数を入れてしまうと、ぴったりの人数以外の会議室はそもそも表示されなくなってしまいます。
また日付を入れておくと、その指定日でシステムが適正と考える大きさの部屋が予約で埋まっていると、部屋の存在自体が表示されません。だから全体の会議室の空き状況を知るために、人数や日付は入れないで状況を調べる　というのがお勧めなのです。（このあたりは宿の予約のアルゴリズムを流用しているために仕方がないのでしょうが）

〇部屋を予約する
6月10日の第一会議室の夕方から夜の枠を予約しようと決めたとします。
さきほどは第一会議室の枠の確認を押しましたが、今度は予約の方を押します。

ここで予約が完了すして、メールで予約完了のお知らせが届きます。

〇キャンセルについて
キャンセルは予約内容の確認管理のページから簡単にキャンセルができます。ただ、大事な事があります。キャンセルは利用日の7日前までに行う事！
それ以降にキャンセルした場合はペナルティが発生します。荒天や市の都合の場合を除き、このペナルティを3コマ分（3回）行った場合は30日間システム利用ができなくなります。くれぐれもご注意下さい。