【実戦マニュアル】片瀬山市民の家の予約と使用その2案

藤沢市施設予約システム一新 　実戦的利用法 　支払いから使用まで

引き続いて施設予約システムでの説明です。
前回は「1予約」までを説明しました。（「0事前登録」も別ページで説明）
今回は「2支払い」から「3鍵の開錠」「4使用」までです。

２支払い
今までは飲料自販機でシールを購入してそれを申込書に貼りつけていました。それが原則キャッシュレス支払いとなりました。現金での支払いも選べるようになっています。
〇料金
支払いの前提となる料金リストをここに示します。
（9時～1時）（1時～5時）（5時～9時）の
三つの時間区分のうち一つの利用で、
・1F第一会議室　200円
・ホール（2F大会議室）390円（従来300円）
・1F和室(八帖)　200円
・1F和室(六帖)　200円
です。大会議室が値上げになりました。

〇キャッシュレス支払い　情報確認と支払いの実際
キャッシュレスの支払いは以下のブランドでの支払いが可能です。

予約確認のページから支払いたいものを選び、（あるいは案内メールから）決済情報のページに行き、最初に決めた支払い方法（これは予約した時で決まり、変えられない）で決済します。

決済が完了すると決済完了のお知らせメールが届きます。
予約をキャンセルする前に料金を支払った場合の扱いについては、こちらのマニュアルのページを参照して下さい。

〇現金での支払いの場合
従来は現金で券売機（片瀬山市民の家ではコカ・コーラ自販機にその機能を持たせていた）により利用料金の支払いができましたが、今回のシステム導入で原則キャッシュレス決済になりました。しかし、現金支払いの道も残されています。
施設予約システムでの予約の際に支払い方法の所でキャッシュレス以外に「現金」を選び、市民の家にある納付書（支払い用紙）に必要事項を記入の上、片瀬市民センター窓口や金融機関で支払う事ができます。（支払いのできる対応金融機関一覧）　記入例が掲示されています。

市民の家に掲示されている納付書の記入例　大会議室（390円）の場合の記入方法がマーカーで示されています。


3鍵の開錠
〇開錠番号の連絡と有効時間
従来は関係団体にはそれぞれ固有の鍵番号が伝えられていて、それを知っている人は誰でも開錠することが可能でした。
利用日の前日午前9時予約した人にメールでに玄関の開錠番号（6ケタ）が連絡され、これで玄関の鍵が開けられます。
開錠番号が有効なのは予約時間の15分前から15分後までです。
予約の1件ごとにこの開錠番号は変わります。
市民の家の中に人が入っている場合でも、15分後には玄関が閉じていると鍵がかかってしまいます。（中からは出られます）。終了時間が延びる集まりで人が出入りするような場合は注意が必要です。その時刻に他の部屋の利用者の予約が入っている場合は玄関は閉じません。
また、施設予約サイトの予約確認のページにも開錠番号は表示されます。
施設予約サイトで、他の部屋の予約状況を把握しておくと安心できます。

こんな感じのメールが送られてくる　日付と利用時、開錠番号6ケタが書かれている
片瀬山市民の家の電子キー　右側の新しい方で操作する　番号を押して、みどりの開錠ボタンを押すと玄関の鍵が開きます（ほかの市民の家と少し違う仕組み）
左は古いキーボックス

時間を正確に守っての利用が重要です。会議の開催でも、机の設置や資料の準備等に時間がかかる場合があります。特に予約時間が朝9時からで、会議開催も9時に設定していると、15分前にしか鍵があかないから、準備が間に合わないということになります。

〇ちょっとしたことだが大事な利用のために　平日窓口の在館時間を延長
自治会関係者の間での短時間の打ち合わせ、コピー機の利用、忘れ物や防犯カメラの記録媒体を取りに入る、フードドライブの寄付　など、「予約をとっていられないけれど大事な用件」で市民の家を使えなくなることが想定されます。「施設予約」がもたらす不便のために、地域活動が停滞しかねません。そのため、片瀬山市民の家では平日窓口の在館時間を30分延長しました。
月・火・水・金11：00～14：00（窓口担当）
木　13:00～16：30（Kサポートネット）
その時間帯は玄関はそうした担当者が在館していて玄関が空いていますので、そうしたちょっとした用件はその時間にあわせて来られることをお勧めします。

〇予約した人にだけにしかメール連絡が来ない問題　予約システム解説YouTube
予約した人の登録したメールにだけ開錠番号が伝えられず、それも前日になってとなります。予約した人が来るまで誰も入れないので準備時間不足になりがちです。そして予約した人が手続き・連絡や費用会計等「何でも背負い込みがち」問題があります。簡単には解決できないのですが、いくつかヒントになる方法が藤沢市が作ったYouTubeで紹介されています。https://www.youtube.com/watch?v=IEWDGLJcG7w

４使用
・利用時間予約時間の前後15分以内です。15分を過ぎると館内に他の予約者がいない限り自動的に玄関の鍵はかかってしまうので、買い物等で出てしまうと戻れなくなります。またエアコン・照明・換気扇が動作したままだったり、火の元が不安等の問題への対処が困難になりますので、退出前の確認はくれぐれも確実にする必要があります。
・玄関の鍵がかかっても、内側からは開けられますので、閉じ込められる心配はありません。
・利用日誌（チェックリスト付）は従来通り、記入の上、入口横にある回収Ｂｏｘに入れてください。
・退出時には玄関の電子キーで赤の閉錠キーを押せば鍵が施錠できます。